Werken met vrijwilligers, geen kinderspel...! d.d. 24-01-2012
Lees het hele verslag of ga direct naar één van de onderdelen:
- Vrijwilligers binnen het Van Abbemuseum
- Waarom deze bijeenkomst en waarom nu
- De kracht van vrijwilligerswerk, ook voor bibliotheken
- Discussie
- Heeft de nieuwe vrijwilliger nog een kans?
- Alleen met een vrijwilliger lukt het nog
- Vrijwilligers: van visie tot plek in de bieb
- Binden en boeien van vrijwilligers
Ochtendprogramma
Op deze bijeenkomst kwamen zo´n 70 geïnteresseerden af, het onderwerp leeft dus duidelijk. Plaats van handeling was het Van Abbemuseum in Eindhoven waar, toeval of niet, zo´n 100 vrijwilligers werken. Dagvoorzitter Richard Engelfriet begon dan ook met een kort interview met facility manager Trudy van de Meerakker.
Vrijwilligers binnen het Van Abbemuseum
Het Van Abbemuseum werkt sinds 2005 met vrijwilligers in de functie van gastheer en gastvrouw of als medewerker aan de infobalie. Trudy sprak met groot enthousiasme over haar vrijwilligers. Zij zijn allen nauw betrokken bij het museum en zijn publiek en zeer gemotiveerd. De gastheren en gastvrouwen, gekleed in opvallende rode blouses, zijn een onvervangbaar onderdeel geworden in het persoonlijke contact met de museumbezoekers. Zij geven informatie en gaan in gesprek met de bezoekers over het museum en de tentoonstellingen.
Het museum wil graag een open en vriendelijke sfeer creëren voor bezoekers waarin ze zich door de kunst kunnen laten inspireren. Een persoonlijke benadering is hierbij van belang, zodat iedere bezoeker vanuit zijn of haar eigen interesses het museum en zijn kunstwerken beter leert kennen. De gastheren en gastvrouwen leveren, samen met een vrijwilligersgroep die de Infobalie bemant, een bijzondere bijdrage. Zij gaan in gesprek met de bezoekers en geven hen de nodige informatie. Ze worden hierin bijgestaan door een Cicerone, een kunsttheoreticus die een meer inhoudelijke uitleg kan geven over specifieke kunstwerken en de achtergronden van een tentoonstelling. De vrijwilligers zijn ook belangrijke ambassadeurs voor het museum. Zij vertellen enthousiast over hun ervaringen met de kunstenaars en de kunst en weten zo bezoekers, familie, vrienden en kennissen te enthousiasmeren voor het museum.
De vrijwilligers hebben heel verschillende achtergronden en deze diversiteit heeft een grote meerwaarde. De vrijwilligers fungeren tevens als klankbordgroep voor het museum.
Als belangrijke voorwaarden voor het werken met vrijwilligers noemde Trudy het bieden van sfeer en inhoud, aandacht geven en enthousiasmeren, hen behandelen als volwaardig personeelslid en het bieden van ontwikkelingsmogelijkheden door bijvoorbeeld trainingen. Binnen het Van Abbe wordt ongeveer 0,5 fte besteed aan de begeleiding van vrijwilligers.
Ze moest na haar enthousiaste betoog even nadenken toen Richard haar vroeg naar de eventuele negatieve aspecten. Uiteindelijk antwoordde ze dat het aansturen en begeleiden van een dergelijke grote groep mensen natuurlijk wel veel tijd kost en dat je meer mensen nodig hebt om hetzelfde werk te verrichten. Maar ze haastte zich daaraan toe te voegen dat de voordelen absoluut opwegen tegen deze nadelen.
Waarom deze bijeenkomst en waarom nu
Na dit inspirerende voorbeeld vroeg Richard Engelfriet aan organisator Wieteke Hassing waarom deze bijeenkomst noodzakelijk was en waarom juist nu. Wieteke gaf aan dat er veel vragen vanuit bibliotheken kwamen rond dit thema. Er komen steeds meer servicepunten waar met vrijwilligers gewerkt wordt. Ook komen er signalen dat vanuit gemeenten aangedrongen wordt op het werken met vrijwilligers. Voor de Brabantse Netwerkbibliotheek reden genoeg om dit onderwerp een belangrijk onderdeel van haar werkplan te laten zijn. Er zijn vandaag bibliotheken aanwezig uit het netwerk die al met vrijwilligers werken en graag hun ervaringen willen delen. En hoewel volgens Wieteke er geen best practices bestaan, zijn er wel succesverhalen. De dag is voor haar geslaagd als deze een basis vormt voor de gedachtenvorming over het al dan niet gaan werken met vrijwilligers en op welke manier.
De kracht van vrijwilligerswerk: ook voor bibliotheken 
Hierna was het woord aan prof. dr. Lucas C.P.M. Meijs, bijzonder hoogleraar vrijwilligerswerk, civil society en ondernemingen aan de faculteit Bedrijfskunde van de Erasmus Universiteit Rotterdam. Hij zette meteen stevig de toon met zijn vaststelling dat zodra vrijwilligers hun intrede doen in een organisatie beroepskrachten de neiging hebben zichzelf ´professionals´ te gaan noemen, daarmee volgens hem de vrijwilligers kwalificerend als ´amateurs´.
Ook haakte hij nog even in op de 0,5 fte die binnen het van Abbemuseum besteed wordt aan de vrijwilligers. Hij berekende dat 100 vrijwilligers ongeveer 10 fte betekent. Voor de 40 fte beroepskrachten wordt ook 0,5 fte ingezet op P&O maar daarnaast ook nog heel wat fte op managementniveau, dit laatste geldt niet voor de vrijwilligers. Hij vroeg zich af of de vrijwilligers daarmee wel de aandacht krijgen die ze verdienen.
Met deze inleiding had hij de zaal wakker geschud en begon hij zijn presentatie uitgaande van twee belangrijke vragen: Hoe haalt een bibliotheek haar middelen binnen? Hoe ‘herovert’ een bibliotheek haar maatschappelijke legitimiteit?
Volgens Lucas Meijs kan de inzet van vrijwilligers en het werven van vrijwillige fondsen de legitimiteit van de bibliotheken verhogen. Hij pleit voor het aanboren van private resources voor publieke uitdagingen en het heruitvinden van de civil society.
Hij onderscheidt drie typen vrijwilligers: mutual support, hier participeren vrijwilligers vanuit een gezamenlijke bindende eigenschap bijvoorbeeld bij een sportclub, campaigning, hier gaat het vaak om een ideëel doel bijvoorbeeld een actiegroep, en service delivery, vrijwillige dienstverlening waarbij professioneel handelen centraal staat. Het zijn vaak ook drie verschillende typen mensen die moeilijk te mengen zijn. Hij koppelt deze drie typen aan drie typen civil society: solidariteit/sociaal kapitaal, politieke beïnvloeding en dienstverlening.
Hij bestrijdt dat mensen tegenwoordig geen vrijwilligerswerk meer zouden willen doen of alleen als ze er iets voor terugkrijgen. Probleem is eerder dat de traditionele vindplaatsen en automatismen, zoals kerk, sportclub, schoolplein, zijn verdwenen, tijd schaars is en identiteit, imago en noodzaak niet aanspreken of duidelijk zijn.
Hij gooit de knuppel in het hoenderhok met zijn beeld van de bibliotheek: er gebeurt niets spannends, het is een suffe omgeving met mensen die alleen maar achter balies zitten. Volgens hem is de grootste uitdaging voor de bibliotheek om de betrokkenheid van de gemeenschap terug te krijgen, deze is verdwenen sinds alles via de gemeente loopt. Kern van zijn pleidooi is dan ook: weg van gemeente op naar gemeenschap.
Hij beluistert dat inzet van vrijwilligers door bibliotheken vaak wordt ingegeven vanuit de noodzaak om kosten te besparen. Hij vindt dit de verkeerde insteek. Er zou gekeken moeten worden naar de waarde die vrijwilligers toe kunnen voegen; wat kunnen zij wat beroepskrachten niet kunnen? Bovendien stelt hij: hoe meer vrijwilligers hoe beter voor de legitimiteit van de organisatie en hoe meer mensen te mobiliseren zijn indien nodig richting gemeente.
Als organisatie moet je je wel realiseren dat je iets te bieden moet hebben: 40% van de organisaties geeft aan een tekort te hebben aan vrijwilligers maar 60% daarvan heeft geen concrete vacatures. Vrijwilligers zijn de baas op de vrijwilligersmarkt en de kunst is om in de agenda van mensen te komen. De traditionele vrijwilliger die altijd beschikbaar is en, mits daarvoor opgeleid, alles kan doen binnen de bibliotheek, wordt snel overvraagd. Het is verstandig ook te denken aan werken met vrijwilligers voor éénmalige activiteiten waar deze specifiek waarde kunnen toevoegen. Of laat mensen die hun maatschappelijke betrokkenheid willen tonen incidentele klussen doen.
Waar het om gaat is het vinden van de juiste match tussen bereidheid, bekwaamheid en beschikbaarheid. Als een accountant graag vrijwilligerswerk wil doen bij de Zonnebloem omdat hij mensen wil helpen door hen een prettige middag te bezorgen maar de Zonnebloem wil hem op zijn specifieke bekwaamheid als penningmeester inzetten dan wordt dit niks. Burgers kiezen zelf ergens voor vanuit hun eigen persoonlijke motivatie en zoeken voldoening in de ´beloning´ die zij daarvoor krijgen, vrijwilligerswerk is dus meer dan een functieomschrijving. Lucas Meijs heeft de zogenaamde vrijwilligersfruitautomaat ontwikkeld om te komen tot de juiste match tussen de wensen van de vrijwilliger en de vraag van de organisatie.
Klik hier voor zijn presentatie
Discussie
Na een pauze waarin geanimeerd werd doorgepraat over wat Lucas Meijs allemaal naar voren had gebracht was het tijd voor de discussie onder leiding van Richard Engelfriet.
De bedoeling was om te discussiëren over vier vragen:
- Welke taken kunnen vrijwilligers wel/niet doen?
- Welke eisen stellen wij aan vrijwilligers?
- Zijn de bezuinigingen door de gemeentes de belangrijkste drijfveer voor het werken met vrijwilligers?
- Hoe zit het met (de angst voor) verdringing?
Om de discussie op gang te brengen werden enkele slides getoond met de resultaten van een enquête die Cubiss had uitgezet onder betreffende vrijwilligerswerk onder bibliotheken in heel Nederland.
Uit de eerste slide bleek dat 48% de vrijwilligers inzet voor innemen, uitlenen en het beantwoorden van vragen. Hieruit ontstond de discussie over de vraag wat is additioneel en wat is kerntaak? Daarmee was de discussie op gang en was de voorgestelde volgorde niet meer aan de orde maar de discussie wel zeer levendig.
De bibliotheken die al ervaring hebben met vrijwilligers, BiblioPlus, de Meierij en de Lage Beemden, vertelden hoe zij omgaan met het werken met vrijwilligers.
Theo Peeters van Theek5 stelde daarop de vraag ´Hoe ga je om met enerzijds gedwongen ontslagen en anderzijds het starten van een nieuw servicepunt met vrijwilligers?´. Dorine Prinsen van Bibliotheek Veldhoven haakte hierop in met de opmerking dat het ook een gevaarlijk signaal is richting de subsidiegevers: als het ook met vrijwilligers kan…De situatie bij BiblioPlus is in dit licht wellicht ook wel bijzonder: vestigingen die op de nominatie stonden te sluiten blijven open door een sterk initiatief vanuit burgers en kunnen openblijven met behulp van lokale sponsors en de inzet van vrijwilligers. Marjan Middelkoop van Cubiss die het traject bij BiblioPlus begeleid heeft, maakt duidelijk dat er geen blauwdruk bestaat: wat de bij de één werkt hoeft niet bij de ander te werken. Een lid van de OR van BiblioPlus gaf ook aan dat het een worsteling was en dat medewerkers die zich ingeruild voelen niet vergeten mogen worden. Marly Driessens van BiblioPLus voegt daaraan toe dat ze nadrukkelijk niet hebben gekeken naar houden wat je hebt maar naar wat kunnen we gaan doen? Af van de distributiefunctie, van collectie naar connectie.
Lucas Meijs haakte hierop in door te stellen dat het de politiek is die kiest en het de gemeenschap is die ze inruilt, het ligt niet aan de vrijwilligers. Waar het om gaat is de toegevoegde waarde van de bibliothecaris duidelijk te maken: wat zijn functies, taken die je niet door vrijwilligers kunt laten doen? Je kunt niet ingewisseld worden als je specifieke vakkennis hebt. Als je van uitleenfabriek meer naar inhoud gaat, heb daar je vakmensen voor nodig met een beroepsopleiding. Laat het de gemeente maar uitleggen dat ze een bibliotheek niet open willen houden omdat ze geen geld willen geven voor het in dienst houden van vakmensen. Bibliotheken hoeven dit niet op te lossen. Je moet alleen wel uitleggen waarom uren geld waard zijn.
Veel van de weerstand tegen vrijwilligers komt voort uit de angst voor verdringing. Ook Wieteke Hassing geeft aan dat het dus van belang is vragen te beantwoorden als: wat is ons vak? wat is de meerwaarde? BiblioPlus voegt hieraan toe dat medewerkers rationeel grote bereidheid hebben om mee te denken maar dat het gevoel wel leidt tot weerstand. Het is van groot belang in ieder geval in gesprek te blijven met medewerkers.
De Nieuwe Nobelaer geeft aan dat het van belang is creatief te zijn en je back office goed te organiseren zodat je de front office op peil kunt houden, scholen bezocht kunnen blijven worden en je je adviesfunctie in stand houdt. Voor een nieuw product hebben zij vrijwilligers ingezet, zonder deze vrijwilligers was het nieuwe product er simpelweg niet gekomen.
Herman Horst van Bibliotheek Midden-Brabant oppert ook: als vrijwilligers nu de mogelijkheid bieden om een vestiging langer open te houden? Het is toch kapitaalvernietiging om een vestiging maar 15 uur open te laten zijn? Annette Wierikx van Theek5 bevestigt: geen duurdere bibliotheek dan een gesloten bibliotheek.
Dan mengt Rivierenland zich in de discussie; zij zijn bezig met een omgekeerde beweging: door een fusie hebben zij een organisatie bestaande uit bibliotheken met beroepskrachten en bibliotheken die drijven op vrijwilligers. Zij kiezen er nu nadrukkelijk voor dat het primaire proces, de advies- en inlichtingenfunctie, uitgevoerd wordt door beroepskrachten. Dorine Prinsen valt bij: kies voor beroepskrachten en investeer in kennis en kunde dat is je legitimering en meerwaarde.
Bibliotheeknetwerk Zuid-Holland Zuidoost vult aan: en maak je minder afhankelijk van de gemeente door meer eigen inkomsten te genereren. Hierop wordt dan weer ingehaakt met de opmerking dat hiervoor misschien wel vrijwilligers ingezet kunnen worden die op dit terrein specifieke kennis hebben.
Hoewel de discussie nog lang niet ten einde leek, werd er onder druk van de tijd noodgedwongen een einde aan gemaakt. Richard Engelfriet besloot met een voorbeeld over het leren lopen van zijn dochter. Vaak wordt in dit soort trajecten immers de dooddoener geopperd ´Ach dat hebben we al zo vaak geprobeerd´. Naar zijn idee is hier altijd de wedervraag ´Hoe vaak?´ op zijn plaats. Zijn dochter die net leerde lopen viel ook iedere keer weer op haar billen maar bleef ook niet zitten vanuit de houding ´Nu heb ik het wel vaak genoeg geprobeerd´. En zo hebben we uiteindelijk allemaal leren lopen.
Themasessies
Heeft de nieuwe vrijwilliger nog een kans? – Petra van Oosterhout, adviseur educatie Cubiss
Bibliotheek Breda werkt samen met de vrijwilligersorganisatie Breda Actief om tot invulling te komen van een nieuwe rol voor vrijwilligers. Henk Haarhuis van Breda Actief schetste een beeld van de vrijwilligers vroeger en nu, vrijwilligersbeleid en de begeleiding van Vrijwilligers steunpunten.
Bibliotheek Breda wil een visie op een nieuwe vorm van vrijwilligerswerk ontwikkelen en Lianne Knobel presenteerde de Pilot Klik&Tik in Breda waarbij de bibliotheek vrijwilligers inzet op het Taal- en werkplein om de cursisten te ondersteunen. Ook de omgang met weerstanden binnen de bibliotheek kwam aan de orde en de wijze waarop de bibliotheek hiermee omgaat.
Alleen met een vrijwilliger lukt het nog – Annette Wierikx, manager Theek 5, Arlette Koreman, vestigingscoördinator bij Theek 5 en David Bul, Adviseur HRM bij Cubiss
Na een korte introductie kregen de deelnemers van de drukbezochte workshop een casus over het werken met vrijwilligers voorgelegd waarna de deelnemers in 5 groepjes verdeeld. Elke groep werd verzocht een aantal vragen te beantwoorden vanuit een bepaalde bril/of rol. Bij de gezamenlijke behandeling van deze casus ontstond een levendige discussie over wat velen nu toch als de kern van de vrijwilligersproblematiek omschrijven; de niet gemakkelijk te definiëren grens tussen additioneel en regulier bibliotheekwerk binnen één bibliotheekorganisatie.
Een aantal deelnemers gaf aan dat ze de casus in de eigen bibliotheekorganisatie gaan voorleggen omdat je zo in spelvorm gedwongen wordt om vanuit ander standpunt naar de vrijwilligerscasus te kijken.
Tot slot kregen Annette en Arlette van Theek 5 het woord over het pilotproject met vrijwilligers in Lage Zwaluwe. Er was absoluut belangstelling voor dit verhaal; er werden vragen gesteld en er werden adviezen gegeven. Bij het afsluiten van de workshop werden vele visitekaartjes uitgewisseld..
Vrijwilligers: van visie tot plek in de bieb - Marinka Koppejan, Adviseur HRM bij Cubiss
De visie, het nieuwe dienstverleningsmodel en beleidskeuzes van BiblioPlus trok veel belangstellenden. Tijdens de workshoprondes werd uitvoerig ingegaan op de wijze waarop BiblioPlus in de toekomst het bibliotheekwerk vorm wil geven en de rol die de vrijwilligers daarin spelen. Het verhaal riep veel vragen op, waar uitgebreid op in werd gegaan en over werd gediscussieerd. Ook waren er kritische kanttekeningen en werden er praktijkervaringen uitgewisseld. Al met al een leerzame workshop, zowel voor de deelnemers als voor de organisatoren.
Binden en boeien van vrijwilligers - Michaela Merkus, Movisie
Het werken met vrijwilligers lijkt andere vaardigheden te vragen van bibliotheekmedewerkers dan de vaardigheden die zij vanuit hun vakgebied hebben. Vrijwilligers vragen aandacht die er niet altijd is. Ook is de motivatie van de vrijwilliger voor het bibliotheekwerk anders dan die van veel beroepskrachten. De bezuinigingen brengen onrust in de bibliotheek. Veel beroepskrachten zien hun baan door vrijwilligers overgenomen. Niet zelden wordt dit de vrijwilliger aangerekend. Ten onrechte. Werken met vrijwilligers biedt namelijk ook kansen, maar vraagt om transparant beleid.