Pilot Business Intelligence

Tot en met het eerste kwartaal 2010 had een pilot plaats bij drie Brabantse bibliotheken op het gebied van Business Intelligence. Daarmee haakt het netwerk van Brabantse Bibliotheken aan bij een landelijk Business Intelligence c.q. Data Warehouse project dat erop is gericht managementinformatie te genereren uit de gegevens die bibliotheken reeds beschikbaar hebben. Denk daarbij bijvoorbeeld aan rapportages over inschrijven van nieuwe leden, het in kaart brengen van ziekteverzuim, inzicht in personele doorstroom en benchmarking ten opzichte van andere bibliotheken. Daarnaast wordt gewerkt aan Business Intelligence services, waaronder Marketing Campaign management en het automatisch genereren van de BIS-enquete.

Betrokken bibliotheken
De bibliotheken die aan de pilot deelnemen zijn Biblioplus, Theek 5 en bibliotheek Eindhoven.

Aanleiding
De behoefte aan betrouwbare geïntegreerde managementinformatie waarop kan worden gestuurd wordt in de bibliotheeksector steeds groter. Deze informatie is echter niet zomaar direct voorhanden. Business Intelligence helpt bibliotheken om in de toekomst op een effectieve manier op het juiste moment de juiste informatie te verkrijgen zodat kan worden ingespeeld op de veranderende omgeving.

Doel
De doelen van de pilot zijn divers. Eén van de voornaamste doelen is de betrokkenen bekendmaken met wat de mogelijkheden zijn van het gebruik van Business Intelligence tools en hen bekendmaken met de wijze waarop een dergelijke tool kan worden ingezet. Een voornaam onderwerp dat daarbij aan bod komt is bijvoorbeeld hoe definieer je als bibliotheek je KPI’s (Kritieke Prestatie Indicator) de variabelen waarmee je de doelstellingen van organisaties kunt meten en sturen.

Doelgroep
Betrokkenen bij de pilot: procesverantwoordelijken bij de pilot bibliotheken.

Aanpak
Er wordt aangehaakt bij wat de landelijke projectgroep biedt op het gebied van techniek; het Data Warehouse. Aansluiten op dit landelijke data warehouse biedt de beste optie voor:

• een geïntegreerde totaaloplossing (één systeem voor gegevens over klanten én uitleningen én collectie én bedrijfvoering én HRM, etc.)
• voor alle bibliotheken vergelijkbare gegevens (benchmarking)
• een betaalbare oplossing Het Data Warehouse is echter geen doel maar een middel: het ondersteunt bibliotheken bij het sturen op doelstellingen. In het traject wordt ten slotte veel aandacht besteed aan bescherming persoonsgegevens en het indelen en toekennen van toegangsrechten.

Resultaten
De pilot loopt nog en is een eerste start, later volgen naar alle waarschijnlijk nog meer tests.

Overige informatie
Voor meer informatie over de pilot Business Intelligence kunt u contact opnemen met Peggie Rombout door een e-mail te sturen naar p.rombout@cubiss.nl of met betrokkenen bij de pilot bibliotheken.