Gastlenen

Korte omschrijving
Gastlenen houdt in dat ieder lid van de bibliotheek met zijn bibliotheekpas materialen kan lenen bij andere bibliotheken. Daardoor hebben bibliotheekleden toegang tot een veel grotere collectie en zijn ze niet langer gebonden aan de openingstijden of locatie van de bibliotheek in hun woonplaats. Gastlenen is nu mogelijk in heel Gelderland, het grootste deel van Noord-Brabant en een deel van Limburg. Vanaf 30 september 2011 sluit de provincie Overijssel aan op gastlenen. Binnen deze provincie is gastlenen al langere tijd mogelijk, maar het Directie Overleg Bibliotheken Overijssel heeft besloten ook gastleners van andere provincies te ontvangen. Dit betekent een grote uitbreiding van het aantal bibliotheken waar Brabantse gastleners terecht kunnen! Er zijn bovendien gesprekken gaande met andere provincies over een verdere landelijke uitrol.
Alle deelnemende bibliotheken zijn te zien op www.gastlenen.nl, een site die is bedoeld voor alle leden van bibliotheken. Het enige wat bibliotheekleden hoeven te doen om bij een andere bibliotheek te lenen is zich laten registreren als gastlener.

Aanleiding
Uit onderzoek (De Nieuwe Afnemer) is gebleken dat leden en niet-leden van bibliotheken grote behoefte hebben aan gemaksdiensten. Met gastlenen wordt op die behoefte ingehaakt door leden toegang te bieden tot een veel grotere collectie. Daarnaast vergroot de dienst flexibiliteit, de gastlener is niet gebonden aan de vestigingen van de thuisbibliotheek. Dat is met name voor forenzen erg geschikt.

Doel(en)
Een klant is niet langer gebonden aan de collectie of openingstijden van de bibliotheek in de eigen woonomgeving.

Doelgroep(en)
Bibliotheekleden van alle aangesloten bibliotheken.

Aanpak
De invoering van gastlenen verloopt via een stappenplan. Om gastlenen technisch mogelijk te maken moeten lenersgegevens worden uitgewisseld, daarom is er een koppeling tussen de bibliotheeksystemen gebouwd. Deze koppeling dient getest te worden. Daarnaast moet de nieuwe dienst in de organisatie geïmplementeerd worden. Voor front-office medewerker is een powerpoint opgesteld met een toelichting op de dienst en een handleiding voor het inschrijven van gastleners. Verder is het met name belangrijk om een verzendbriefje van Gastlenen toe te voegen aan de ingeleverde materialen om ervoor te zorgen dat de boeken weer bij de thuisbibliotheek terecht komen. Na de implementatiefase kan er gestart worden met de promotie.

In de zomer van 2009 is een pilot gehouden met Gastlenen in Oost-Brabant. Om ruchtbaarheid te geven aan de pilot bij de bibliotheekleden werd een promotiecampagne opgezet. De pers werd uitgenodigd en er werden diverse communicatiemiddelen ingezet (posters, flyers, stoepborden en een groot spandoek). Dit resulteerde in veel media-aandacht en het Gastlenen was goed zichtbaar in de bibliotheken. In januari 2010 werd opnieuw via diverse kanalen ruchtbaarheid gegeven aan het Gastlenen. Ditmaal stond de koppeling tussen Brabant en Gelderland centraal. De verdere invoering verliep stapsgewijs en de bibliotheken hebben in hun eigen werkgebied gezorgd voor promotie van de dienst. Hiervoor is een communicatietoolkit beschikbaar gesteld.

Resultaten 
Bij de invoering van het gastlenen in Oost-Brabant gaven de betrokken bibliotheken aan dat de invoering zonder noemenswaardige problemen verliep. Aan de ‘achterkant’ in de techniek waren er wat aanloopproblemen, maar die werden snel opgelost.

• De meeste vragen van bibliotheekleden over gastlenen kwamen terecht bij de front-office. Bij de eerste paar gastleners was het wat onwennig, maar nu verloopt het registreren van de gastleners soepel. Front-office medewerkers zijn er uitstekend in geslaagd de voordelen van het Gastlenen naar de gebruiker te communiceren.
• Door de kersverse gastleners werd positief gereageerd op de nieuwe dienst. Bibliotheken verwachten dat het aantal gastleners sterk zal toenemen wanneer de grote stadsbibliotheken en de bibliotheken in populaire vakantiegebieden zich aansluiten.
• Iets wat zo nu en dan voor verwarring zorgde bij klanten was dat het voor sommige klanten niet duidelijk was of ze naar de eigen bieb of naar de gastbieb moeten gaan om zich in te schrijven. Inschrijven gebeurt bij de gastbibliotheek, dit wordt nu duidelijker gecommuniceerd. Verder committeert een gastlener zich aan de tarieven en uitleentermijnen van de gastbibliotheek.

Overige informatie
www.gastlenen.nl

Voor meer informatie over Gastlenen kun je contact opnemen met Marieke Hezemans, adviseur Marketing en Communicatie bij Cubiss.